セルフチェックイン機能で実現できること

• 自分で受付：来場者が、事前に発行されたQRコードなどをスマートフォンで読み取るだけで、受付完了
• 行列削減：受付カウンターに並ぶ必要がないので、スムーズに入場できる
• 非接触：直接スタッフと接触せずに済むので、感染症対策にも

イベント受付におけるセルフチェックイン機能の便利なポイント

• 時間短縮：受付時間が短縮され、イベント全体のタイムスケジュール管理がスムーズに
• スタッフの負担軽減：スタッフがトラブル対応に集中できるなど、人的リソースを有効活用
• 来場者の満足度向上：スムーズな入場で、来場者の満足度が向上

セルフチェックイン機能は、イベント運営をもっとスムーズにしてくれます。イベント受付システムにとっては欠かせない機能です。
次のセクションではスマートフォンを活用したセルフチェックインのメリットについて、さらに詳しく解説します。

非接触での受付が可能

スマートフォンを活用したセルフチェックインシステムの大きな特徴は、非接触での受付が可能な点です。参加者はスマートフォンで事前発行されたQRコード付きのチケットをかざすだけ、またはスタッフがスキャンすることで受付が完了します。非接触で受付業務が行えるため、感染症対策としても有効です。このように、対人接触を最小限に抑えつつ、スムーズな受付が行えます。

受付混雑の解消と待ち時間短縮

セルフチェックインシステムを導入することで、受付場所の混雑を解消し、参加者の待ち時間を大幅に短縮できます。従来の受付方式では、参加者全員が受付スタッフの対応を待つ必要があるため、以下のような課題がありました。

• 多数の参加者が一度に来場した場合、長蛇の列ができてしまう
• 待ち時間が長くなるほど、参加者の不満が高まる
• 受付に時間を要するため、開場時間が遅れがちになる

一方、セルフチェックインなら参加者自身がスマートフォンを使って受付処理を行うため、受付スタッフを介さずに短時間で入場できます。受付が瞬時に完了するため、待ち時間はほとんどありません。さらに、複数のQRコードリーダーを用意すれば並列で受付可能です。このように、セルフチェックインを導入すれば受付業務の効率化が図れ、参加者の満足度向上に寄与します。

受付スタッフの人員削減

従来の受付業務では、チケットの受け取りやチケット内容の確認、リストとの照合といった作業が必要です。これらの作業には多くの人員を要しますが、セルフチェックインシステムを導入すれば、参加者がQRコードをかざすシーンを目視でチェックするだけで済みます。このように業務を効率化し、人員を減らすことができるのです。人件費の削減にもつながり、イベント運営の合理化が図れます。

入場者データの自動収集

セルフチェックインシステムを導入すると、入場者の情報をデジタルデータとして自動収集できます。従来の受付では、入場者の情報を手作業で記録する必要がありましたが、セルフチェックインでは入場者の氏名・住所・連絡先、入場日時、入場ゲートの位置情報などのデータを自動で取得します。こうして収集したデータは、CRMシステムなどと連携させることで、マーケティングなどに活用できます。また、イベントの入場者動線分析や次回の企画立案の参考にもなります。

事前登録とQRコードの発行

まず、主催者は参加申込フォームを設け、参加者を募ります。その後、イベントの申込者には、受付時に提示するQRコードを発行します。QRコードの主な発行方法は以下のとおりです。

• メールで送付
• マイページからダウンロード
• アプリで表示

申込時に選択した発行方法で、参加者にQRコードが送られます。当日の受付では、このQRコードを会場側の端末にかざすことで入場が可能です。

当日の入場手順

当日の入場手順は、シンプルかつスムーズに進めることができます。

• 事前に送付したQRコードを準備
• 会場入口に設置されたQRコードリーダーに、QRコードを読み取らせる
• 入場可否が表示されたら、案内に従って入場する

QRコードを使うことでスタッフとの対面接触を最小限に抑えられるため、参加者が安心して入場できる環境を用意できます。また、QRコードリーダーを複数台設置すれば、並行して入場処理ができ、待ち時間の短縮にもつながります。運営側にとっても受付業務の省力化を図れ、また、人的ミスによる入場トラブルなどを防ぐことも可能です。

運営側の対応

セルフチェックインシステムを円滑に運営するためには、主催者側での適切な対応が重要です。

• QRコードの発行・管理…参加者にQRコードを事前発行し、当日はスムーズに読み取れるよう準備する
• 案内・補助体制の用意…わかりやすい案内表示、トラブル時に補助できるスタッフを配置する
• バックアップ対策…システムダウンなどのトラブルに備えて、手作業での受付体制を用意する
• セキュリティ対策…不正な入場を防ぐため、QRコードの転売対策や本人確認の方法を検討する

イベントの種類と規模

イベントは種類や規模によってセルフチェックインを導入するメリットが異なります。例えば、イベントの規模が大きくなるほどセルフチェックインの導入効果は高まります。小規模のイベントでも、受付の省力化や自動化は一定のメリットがあります。イベントの種類と規模に合わせて、セルフチェックイン導入のメリットとコストを見極める必要があります。

運営体制と費用対効果

イベント運営の体制や費用対効果は、セルフチェックインシステムの導入を検討するうえで重要なポイントです。

まず運営体制では、以下の点を考慮する必要があります。

• イベント当日の受付スタッフの確保状況
• セルフチェックインの補助要員の確保
• システム導入時の社内体制（担当者の設置など）

費用対効果については、初期費用や導入費用、月額料金、機器のレンタル費用などを比較検討します。このように、システム導入によるコストと従来の受付業務にかかるコストを比較し、中長期的な費用対効果を見極めることが重要です。

セキュリティ対策

セルフチェックインシステムを導入する際は、個人情報の取り扱いにも細心の注意を払う必要があります。主なセキュリティ対策としては、以下のようなものが挙げられます。

• Webアプリケーションのセキュリティ強化…IPS（不正防止システム）やWAF（Webアプリケーションファイアウォール）の導入
• データの暗号化…個人情報などの機密データの暗号化処理
• 認証強化…二要素認証の導入によるなりすまし防止

このようなセキュリティ対策により、来場者の個人情報を守ることができます。