従来の受付方法とは

従来の受付では、紙の名簿に名前や連絡先を手書きで記入したり、スタッフが来場者の情報を名簿と照合して確認したりするのが一般的でした。この方法は、受付時に時間がかかりやすく、特に来場が集中するタイミングでは、長蛇の列ができて混雑の原因にもなります。また、手書きでの作業は、文字の判読ミスや記入漏れ、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。

QRコード受付とは

QRコード受付は、来場者ごとに発行されたQRコードを、当日機械で読み取るだけで受付が完了する方法です。受付時に紙の名簿を使った照合や記入作業が不要で、受付フロー自体が簡略化されている点が従来との大きな違いです。来場者はあらかじめ受け取ったQRコードを提示し、受付端末にかざすことでチェックインが完了するため、スピーディーかつ正確な受付対応を実現できます。

QRコード受付の仕組み

一般的なQRコード受付の仕組みは、以下のようになっています。まず、イベントの主催者が、来場者向けに専用の申し込みページを用意します。来場者はこの申し込みページに名前やメールアドレス、予約日時など必要な情報を入力して申し込みを行います。

登録された情報は受付システム上に自動的に保存され、各来場者専用のQRコードが発行されます。来場者は受け取ったQRコードを、イベント当日に受付で提示します。会場には、QRコードを読み取るための端末が設置されており、来場者の提示したコードをその場でスキャンします。スキャンされた情報は即時に受付システムへ連携され、来場履歴としてシステム上に反映されます。

QRコード受付の主なメリット

QRコード受付を導入することで、運営の効率化だけでなく、情報管理や安全面においても多くのメリットが得られます。ここでは、特に大きな3つのメリットを紹介します。

受付にかかる時間や人件費を減らせる

QRコード受付のメリットの1つは、受付業務を少ない人数で、短時間でこなせるようになることです。来場者はあらかじめ受け取ったQRコードを見せ、スタッフがそれを端末で読み取れば受付が完了します。名簿を確認したり、記入内容を確認したりする手間がなくなるため、受付にかかる時間を大幅に短縮できます。

人が多く集まるイベントでは、受付に長い列ができてしまうことがありますが、QRコード受付ならその心配が減ります。また、対応に必要なスタッフの人数を減らせるため、人件費を抑えることも可能です。

受付状況をリアルタイムで把握できる

QRコードで読み取った情報は、受付と同時にシステム上に記録されるため、誰がいつ受付を済ませたのかをすぐに確認できます。来場者の動きがリアルタイムで把握できることは、イベント運営において大きなメリットがあります。

例えば、予定よりも来場ペースが早まっている場合は、受付スタッフを一時的に増やすなどの対応がすぐに判断できます。逆に来場が少ない時間帯が続いているなら、他の業務に人員を振り分けるといった臨機応変な対応が可能です。

また、受付済みの人数をタイムリーに把握できれば、会場内の混雑状況や誘導対応にも活かせます。特に、セミナーや講演会のようなタイムスケジュールのあるイベントでは、来場状況をその場で把握できることは、円滑な進行に直結します。

来場者のデータをイベント後に活用できる

蓄積された来場者のデータは、イベントが終わったあともさまざまな形で役立ちます。来場者の名前や連絡先に加え、来場日時、来場回数、事前に登録された属性情報などを組み合わせることで、より詳細な分析や振り返りが可能です。

例えば、どの時間帯に来場者が多かったのか、どの業種の来場者が多かったのかといった傾向を読み取れば、次回開催時の運営計画に反映できます。受付スタッフの配置、会場レイアウトの調整、案内メールの配信タイミングの見直しなど、改善のヒントが得られるでしょう。

さらに、イベント後のフォローにもデータを活用できます。来場者にお礼のメッセージを送ったり、次回のイベントの案内を送ったりする際に、関心度の高い層に絞って案内を送ることで、反応率を高められます。このように、受付をデジタル化することで、運営の負担を減らせるだけでなく、イベント全体の改善や分析、戦略立案に有効な情報も得られます。

非接触で受付できるため安心感を与えられる

QRコード受付は、スマートフォン上のQRコードを提示するだけで受付ができるため、来場者とスタッフの接触機会を最小限に抑えられます。ボールペンの共有や紙の受け渡しも不要になり、衛生面でのリスク軽減につながります。特に、大規模イベントや高齢者の来場が想定される場合、こうした非接触対応は来場者の安心感にもつながります。