QRコードの提示で本人照合が完了するシステム

QRコード入場システムは、来場者の受付をスムーズに行うことができるシステムです。来場者にQRコードを事前に発行しておき、当日会場に到着したら、そのQRコードをスマートフォンやタブレットで読み取るだけで受付が完了します。従来の受付方式では、受付スタッフが一人一人の情報を確認する必要があり、人的ミスや待ち時間の発生などの問題がありました。QRコード入場システムを導入することで、これらの課題を解消できます。スムーズな入場管理と正確な来場者数の把握が可能です。

展示会の受付で発生する来場者の渋滞問題

展示会の受付で発生する渋滞の主な原因は以下のとおりです。

• 受付作業に時間がかかる
• 入場パスの発行に手間がかかる
• 人的ミスによる手続き遅延

このような渋滞が生じると来場者の待ち時間が長くなり、イベントの評価が下がってしまうおそれがあります。また、渋滞解消のために受付スタッフを増員するなどの負担も出てきます。そのため、システムを導入することは有効な対策です。

受付がスピーディに進行して渋滞解消

展示会の受付でQRコード入場システムを導入すると、受付がスムーズに進行し、渋滞を解消できます。従来の受付方式では、来場者一人ひとりに対して以下のような手順が必要でした。

• 本人確認
• 名簿への記入
• 入場パスの発行

しかし、QRコード入場システムなら、事前に発行された入場証のQRコードを読み取るだけで、上記の作業がワンストップで完了します。つまり、読み取り作業だけで済むので、大幅な時間短縮が可能です。

非接触での受付で感染リスクを低減

QRコードを活用することで、非接触でイベント受付を行うことができます。例えば、以下のようなプロセスで受付が可能です。

• 事前にイベント参加者にQRコードを発行
• 当日、参加者がQRコードをスマートフォンで提示
• スタッフが非接触で読み取り

このように、紙のチケットとは異なり、スマートフォンのQRコードをかざすだけで受付確認ができます。来場者とスタッフの接触が不要なので、感染症リスクを低減できるのがメリットです。感染症対策として、非接触でイベント受付を行えることは大きな価値があります。衛生面での不安も払拭してくれる有力な選択肢といえるでしょう。

受付スタッフの人員削減が可能

従来は受付スタッフによるチケットを受け取る、内容をチェックするなどの作業が必要でした。システムを活用すれば、QRコードを読み取るだけで受付が完了するため、スタッフの業務負担が大幅に軽減されます。

人員を削減できると、人件費の削減にもつながります。大規模イベントほど、受付に多くのスタッフを配置する必要があるため、QRコードの導入はスタッフの業務効率化に大きく貢献するのです。

自動で正確な来場者数を集計

QRコード入場システムを利用することで、展示会の来場者数を自動的に集計することが可能です。正確な来場者情報を自動で集計できることで、イベント終了後の業務効率化にもつながります。このように、システムの導入により、手作業で行っていた来場者集計の手間を削減できます。

目的や規模に応じたシステム選定

イベントの性質や目的に応じた機能の有無

イベントの目的や規模に応じて、適切なQRコード入場システムを選ぶことが重要です。中小規模のイベントやセミナー向けなら、来場者管理に特化したシステムがおすすめです。一方、大規模な展示会や合同説明会では、出展者管理機能も備えたシステムを検討する必要があります。また、イベント終了後のリード獲得やマーケティングに力を入れたい場合は、リード獲得に強いシステムがおすすめです。このように、イベントの規模や目的に合わせてシステムを使い分けることで、効率的な運営が可能になります。

価格とコストパフォーマンス

QRコード入場システムの導入に当たっては、価格も重要なチェックポイントです。システムの利用料金には、月額固定制や従量課金制などがあります。それぞれ特徴やメリット・デメリットが異なるため、利用規模などに合わせてコストパフォーマンスを検討する必要があります。無料トライアルなどを活用し、実際に操作してみることもおすすめです。

事前の参加申込フォーム作成

QRコード入場システムを導入する際の重要な作業の一つが、来場者向けの事前申込フォームの作成です。来場者はこのフォームから申し込みを行い、発行されたQRコードを当日提示します。申込フォームには以下のような項目を設けるのが一般的です。

• 氏名
• メールアドレス
• 電話番号
• 会社名・所属
• 役職
• 参加希望セッション

来場者にQRコードを発行するためには、申込フォームからこれらの情報を収集する必要があります。また、主催者側で適切な事前対応ができるよう、セッション選択欄なども設けるとよいでしょう。システムを円滑に運用するためには、事前の参加申込フォームの設計が重要なポイントです。

当日のQRコード読み取り受付

当日の受付は以下のような手順で行います。

来場者にQRコードを提示してもらう

• スマートフォンの画面に表示された事前発行のQRコード
• 紙に印刷されたQRコード

主催者側でQRコードを読み取る

• 専用の読み取り端末で読み取る
• スマートフォンのカメラでQRコードを読み取る

QRコードを読み取ることで、自動的に来場者情報が確認でき、受付処理が完了します。

このようにQRコードを活用することで、スムーズな受付が実現できます。

Q1．導入費用はどのくらいかかりますか？

A．システムによって異なりますが、月額数千円から数万円程度の料金プランが一般的です。初期費用や従量課金制を採用しているシステムもあります。無料トライアルを提供している場合もあるので、事前に確認しましょう。

Q2．既存システムとの連携は可能ですか？

A．多くのシステムがAPI連携に対応しており、CRMやMAツールなど、既存システムとのデータ連携が可能です。具体的な連携機能については、各システム提供元に確認することをおすすめします。

Q3．セキュリティ対策は万全ですか？

A．データの暗号化やアクセス制限など、セキュリティ対策はシステムによって異なります。重要な顧客情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが重要です。

Q4．個人情報の取り扱いはどのように行われますか？

A. 各システム提供元がプライバシーポリシーを定めています。個人情報保護法に基づいた適切な管理体制が整っているか、確認しましょう。

これらのFAQを参考に、ニーズに合ったイベント受付システムを導入してください。