イベント予約・管理システムとは？

展示会や講習会、セミナーなどのイベントにおいて、受付から顧客データの管理、情報配信など、イベント全体の業務を効率化するためのシステムです。

イベントにかかわる情報を一元管理できるため、運営側タスクの無駄を省き、負担を最小限に抑えられます。

基本的な機能とは？

イベント予約・管理システムの基本的な機能について見ていきましょう。

予約受付・変更機能

24時間365日、顧客からの予約を受け付けるための機能です。希望日時を指定できることが多く、初めて利用する方も簡単に予約できます。

また、変更やキャンセル対応もシステム上で行えるため、顧客満足度の向上にもつながります。

当日はQRコードで入退場の管理をしたり、参加・不参加をリアルタイムで把握できたりする機能が備わったシステムもあり、イベント全体の管理がしやすくなります。

顧客データ管理機能

顧客の氏名や住所、年齢、性別、連絡先などの個人情報に加え、知りたい情報を登録し、蓄積できます。顧客の行動サイクルを分析することで、次回のイベントに活用できます。

マイページ

イベント管理システムを利用して参加申込をしてもらうことにより、顧客のマイページが付与されます。

マイページからはイベント情報をリアルタイムで確認できるほか、物品の購入、利用履歴の確認などができます。機能によっては顧客ごとの趣味・嗜好に基づき、レコメンド商品・サービスを表示させることも容易です。

情報配信機能

顧客が予約したイベント情報のリマインドや、今後開催を予定しているイベント情報など、各種情報の配信ができる機能です。分析した顧客のニーズに合わせて配信先を設定できるケースも多く、効果的にマーケティングを行えます。

決済機能

有料イベントの場合、クレジットカードやアプリ決済などの決済機能が役立ちます。事前に支払いできるため、当日の窓口対応が不要になります。

結果として業務の工数削減が可能です。支払いが滞っている方には、催促メールを送信できる機能を搭載したシステムもあるため、検討してみるのもおすすめです。

システム導入の必要性

イベント予約・管理システム導入の必要性として、顧客の重要なデータを管理できること、機会損失を防止することが挙げられます。

電話やメールで予約の受付・キャンセル、当日対応などを行う場合、コミュニケーションエラーによる情報漏洩や抜け漏れなどが発生するリスクも否定できません。また、従来の手法だと、キャンセルが出た際にスムーズな案内が難しい場合もあります。

システムの導入により業務を効率化するのはもちろん、セキュリティ対策の強化や機会損失の回避などが期待されます。

今ではスマホを利用して簡単に予約やキャンセル、イベント情報の確認などができますので、顧客にとっても利便性が高いといえるでしょう。