業務効率化

イベント管理システムを導入することで、イベント運営における業務効率が大幅に向上します。従来の運営では、以下のような業務が発生していました。

• 申込受付や出欠管理の個別対応
• 名札の作成
• 当日の受付対応に多くの人員が必要

しかし、システムを活用することで、これらの業務を自動化・効率化できます。このように、システムの導入により業務が効率化され、手間とコストを大幅に削減できます。

イベント当日の円滑な運営

イベント当日は多くの参加者が来場するため、スムーズな受付対応が求められます。イベント管理システムは以下のような機能により、円滑な運営を実現できます。

参加者データの一元管理

事前に参加者情報を登録しておくことで、当日の受付がスムーズに行えます。

動線管理

会場レイアウトを登録しておけば、誘導係が容易に動線を把握できます。

セッション管理

参加者ごとにセッション選択の状況を把握でき、混雑を避けられます。

このように、イベント当日の運営を円滑にサポートする機能が備わっています。事前準備を怠らず、有効に活用することが重要です。

参加者データの一元管理

イベント管理システムには、参加者の個人情報や申込み状況、当日の出欠情報などを一元的に管理する機能があります。これにより、参加者データを効率的に把握・活用できるメリットがあります。

• 参加者リストを自動で作成
• 名簿管理が容易
• 参加者属性（所属、役職など）の集計が簡単
• 過去のイベント参加履歴の一覧化

参加者データを一元管理することで、イベント準備から運営、フォローアップに至るまで、スムーズな対応が可能です。また、マーケティングなどの分析にも活用でき、より質の高いイベント運営につながります。

マーケティング活用

イベント管理システムで一元的に管理・蓄積した参加者データを、マーケティングに役立てることもできます。参加者の基本情報（氏名、企業名、役職、連絡先など）、過去のイベント参加履歴、関心事項・ニーズなどのデータをもとに、ターゲットを絞った効果的な施策が可能です。

例えば、以下のようなマーケティング活用が考えられます。

参加者データを適切に活用することで、マーケティング施策の精度が高まり、新規顧客の獲得やリピーター確保につながります。

必要機能の有無

イベント管理システムを選定する際のポイントは、自社のニーズに合った機能が備わっているかどうかです。イベントの規模や種類などに応じて、必要な機能は異なります。Web会議ツールとの連携や決済機能の有無などもチェックが必要です。機能面での要件を明確にし、実際に操作を試すことで、ニーズとの親和性を確認しましょう。ベンダーと綿密に打ち合わせを重ね、自社に最適なシステムを選定することが重要です。

使いやすさ

イベント管理システムの選定では、使いやすさも重要なポイントです。直感的でわかりやすいUIであれば、短期間で習熟が可能です。また、モバイル端末への対応も望まれます。イベント当日の受付業務などで、スマートフォンやタブレットから操作できると便利です。導入前のデモ画面の確認や無料トライアル期間の活用で、実際に操作して使いやすさを確かめるのがおすすめです。使いづらいシステムでは、かえって運用コストがかさむおそれがあります。

セキュリティ対策

イベント管理システムには、参加者の個人情報や支払い情報などの機密データが含まれます。そのため、システム選定時にはセキュリティ対策のチェックが必要です。また、運用面でも従業員への教育やパスワードポリシーの策定なども重要です。セキュリティ対策が不十分だと、イベント参加者の個人情報が流出するなどの重大な問題に発展するおそれがあります。万が一の事態に備え、インシデント対応の手順も事前に確認しておきましょう。

導入コスト

イベント管理システムの導入コストは、システムの規模やベンダーによって大きく異なります。主に、初期費用やライセンス料、運用保守費用、研修費用などが発生します。クラウドサービスでの提供が一般的になっており、初期費用を抑えられるメリットがある一方、長期的な利用を考えるとランニングコストが高くつく場合もあります。導入コストを検討する際は単年度だけでなく、数年先を見越したコストの試算が重要です。イベントの規模や開催頻度に合わせて適切なプランを選ぶことをおすすめします。

事前準備

イベント管理システムを導入する際の事前準備として、以下の点に注意が必要です。

要件定義

• 運営者側と参加者側双方からの要件を洗い出す
• 業務フローを見直し、システム化が必要な部分を明確化する

運用ルールの策定

• システムの利用範囲と権限の設定
• データ管理や情報セキュリティに関するルール

既存データの移行

・過去のイベントデータを新システムに移行する場合、フォーマットを整える

スケジューリング

• システム研修の日程調整
• 移行の時期を決定

事前準備はシステムを円滑に導入し、本格運用するための重要な工程です。連携を密にし、現場の声を反映することがポイントとなります。

事後フォロー

イベント管理システムを導入することで、イベント終了後の業務フローも大きく変わります。例えば、参加者データをシステム上で一括管理できるので、次回のイベント案内や販促メールの配信が容易です。また、イベントの集客数や参加者属性などの詳細データを分析し、次回のイベント企画に活かすこともできます。事後のフォロー業務が円滑になると、次回イベントの成功に直結するのです。

イベント管理システム・ツールによる効果測定

イベント管理システム・ツールは、イベントの費用対効果を測定するためのデータを収集・分析できます。参加者数、参加者の属性データ（年齢、性別、職業など）、イベントの満足度、リード獲得数、WEBサイトのアクセス数、販売数などのデータをもとに、イベントの投資対効果を把握できます。

投資対効果を最大化するポイント

イベント管理システム・ツールを活用し、投資対効果を最大化するためのポイントは以下のとおりです。

• 目標設定：イベントの目的を明確化し、具体的な目標を設定する
• KPI設定：目標達成度を測るためのKPIを設定する
• 効果測定：KPIに基づいて、収集したデータの効果測定を行う
• 改善策の実施：効果測定結果に基づいて、次回のイベントに向けた改善策を実施する

イベントの効果測定や改善を繰り返すことで、イベントのROI向上やビジネスの成長に貢献できます。