受付に長い列ができてしまう

イベントや展示会で最も多い問題の1つは、受付の前に長い列ができてしまうことです。特に、開場直後や開始時刻の直前など、来場者が一斉に集まるタイミングでは、受付に人が集中しやすく、処理が追いつかなくなることがあります。

また、来場者の名前を照合したり、名前を聞き取るのに時間がかかったりすると、受付の流れが滞ってしまいます。同じ名字の方が複数いる場合や、名前の発音が難しい場合などは、確認に手間取ることがあります。

来場者のデータに不備がある

申し込みが完了しているのに受付リストに名前がない、というケースは珍しくありません。登録完了メールを提示してもらったり、再度リストを確認したりしていると、受付がなかなか進みません。

来場者の情報の取り込みがうまくできていなかったり、直前に申し込んだ来場者の情報が反映されていなかったりすると、このような問題が起きてしまいます。

来場者からの質問にすぐに答えられない

受付では、来場者から質問を受けることも多いです。ここで適切に対応できないと、受付の対応が遅れてしまいます。

例えば、「再入場はできますか？」「お手洗いはどこですか？」といった基本的な質問に即答できないと、来場者は不安を感じてしまいます。アルバイトスタッフなどが受付を担当する際に、必要な情報が共有されていないケースがよく見受けられます。

受付業務を効率化できる

受付システムを導入する最大のメリットは、受付にかかる手間や時間を大幅に削減できることです。来場者の名前を聞いて紙の名簿から該当者を探し、手作業でチェックをしていると、一人あたりの処理に数分かかることもあります。

これを受付システムに置き換えると、QRコードを読み取るだけで瞬時に受付が完了します。特に、来場者が多いイベントでは、こうした効率化が受付全体のスムーズな運営に大きく貢献します。

人件費を削減できる

イベントや展示会では、来場者数が多くなるほど受付業務の負担も大きくなり、それに伴って人件費も増加する傾向があります。特に大規模なイベントの場合、社内スタッフだけでは対応しきれず、アルバイトスタッフを多数採用して対応するケースが多いです。

アルバイトスタッフには、受付の手順やイベントの内容、注意点などを説明する研修を行う必要があります。言葉遣いやマナー、質問対応のシミュレーションまで含めると、準備にかかる時間とコストは想像以上に大きくなります。また、スタッフのスキルや理解度にばらつきがあると、当日の運営にも影響が出かねません。

受付システムを導入すれば、受付スタッフの人数を減らせるだけでなく、研修にかかる手間も省け、結果として人件費の削減につながります。浮いた人件費は、サービス向上や他の運営費に充てられるため、コストパフォーマンスの高いイベント運営を実現できます。

来場者の満足度が上がる

イベントを楽しみにしていた来場者が、受付で長時間待たされたり、手続きが煩雑だったりすると、それだけで不満を感じてしまうことがあります。受付システムを導入すると、来場者はスマートフォンを提示するだけでスピーディーに入場できるため、満足度の向上につながります。

自社が必要とする機能が備わっているか

受付システムを選ぶ際は、自社のイベントや展示会に必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。

例えば、事前登録・QRコード発行・来場管理・来場者データの出力など、一連の受付業務をワンストップで対応できる機能があれば、受付作業の負担を大きく減らせます。さらに、イベント終了後の分析や顧客フォローにも活用できる受付システムなら、今後の運営において大変役立ちます。

操作方法が分かりやすいか

受付システムの操作が直感的で扱いやすいかどうかも、重要なポイントです。受付スタッフがスムーズに運用できることはもちろん、来場者にも分かりやすい受付システムである必要があります。

シンプルな管理画面で来場者情報を確認できたり、QRコードを読み取るだけで受付が完了したりする機能は、受付スタッフにも来場者にも分かりやすく、安心して使えるのが特長です。特に、スマートフォンの操作に不慣れな方でも、画面の案内に沿って進められるように設計されていれば、トラブルが起こりにくくなります。

自社に合わせたカスタマイズができるか

イベントや展示会によって、必要な情報はそれぞれ異なります。あらかじめ決められた使い方しかできないシステムだと、実際の運営に合わず使いにくく感じることがあります。その点、内容を自由にカスタマイズできる受付システムなら、イベントに合わせて必要な項目を追加したり、独自の情報を追加できたりするため、自社に合わせた使い方ができます。

利用しやすい価格か

月額制のサブスク型のサービスは、機能が充実していても、頻繁に使わない企業にとってはコストが無駄になってしまうことがあります。その点、イベント単位で利用できる受付システムなら、必要な時だけ使えるので無駄がなく、費用を抑えられます。数ヶ月に1度開催する場合や、不定期開催が多い場合は、イベント単位で使える受付システムがおすすめです。