イベント運営の効率化と業務負荷軽減の必要性

イベント開催が増える中、イベントの企画・準備から当日の運営、フォローアップに至るまで、多くの業務が発生します。このような業務負荷を軽減するため、イベント運営にかかわる業務をテクノロジーで支援するイベントテックに注目が集まっています。イベント管理システムの導入もその一つです。システムを導入することで、スムーズなイベント運営の実現につながります。

イベント管理システムとは？

イベント業務を一元管理できるシステム

イベント管理システムとは、イベントにかかわる業務を一元的に管理できるシステムのことです。1つのシステム上で様々な機能を使えるため、効率的にイベントの準備や運営が行えます。作業の重複や手間も省けるでしょう。イベント管理システムは多くの企業が提供しており、それぞれサービス内容や料金、特徴などが異なります。選定する際は、希望する機能が備わっているか、初期費用はどれくらいか、単発でも利用できるかなど、システムに求める条件を明確にしておくことが大切です。

主な機能

イベント管理システムには、イベント開催に欠かせない様々な機能が備わっています。一般的な機能として以下のようなものがあります。

• 告知：Webサイトやメールでのイベント開催の案内、申込フォームの作成も可能
• 申込受付：参加者から申し込みを受け付け、自動で参加証を発行
• 参加者管理：参加者リストの作成・管理ができ、受付時のQRコードチェックインにも対応
• 決済：有料イベントの場合、クレジットカード決済などの決済手段を提供

その他にもリマインドメール配信など、システムによってイベント運営を効率化する機能が用意されています。

必要最低限の機能を確認

イベント管理システムを導入する際は、イベント告知ページの作成、参加申込受付、キャンセル管理、メール配信機能、支払い決済機能など、最低限必要となる機能を確認しましょう。単発イベントでも十分活用できるシステムを選べば、無駄なコストを抑えられます。

セキュリティレベルの確認

イベント管理システムには、参加者の個人情報や決済情報などの機密データが含まれます。そのため、セキュリティ対策が重要です。セキュリティ対策として確認したい点には以下が挙げられます。

こうしたセキュリティ対策が施されているシステムを選ぶことで、安全にイベント運営ができます。

操作性の良さ

イベント管理システムの操作性は非常に重要です。ユーザーインターフェイスがわかりづらかったり、操作に多くの手順を要したりすると、作業に手間取ってしまいます。システムを選ぶ際は、操作性に優れた製品を選ぶようにしましょう。

• ワンクリックで主要な機能にアクセスできる
• スマートフォン対応でモバイル操作が可能
• 日本語対応で直感的に操作できる

イベント運営はタイムリーな対応が求められます。そのため、操作がストレスなく行えることは大切なポイントになります。

初期費用と月額費用のバランス

イベント管理システム選びのポイントに、初期費用と月額費用のバランスがあります。初期費用が高額だと、システム導入の敷居が高くなります。一方で月額費用が高すぎると、運用コストがかかります。そのため、イベントの規模や頻度に応じて、適切なバランスを見極めることが大切です。例えば、単発のイベントの場合は月額費用がかからないシステムを選ぶのがおすすめです。一方、イベントを頻繁に開催する場合は、月額費用が低額なシステムを選ぶほうが得策といえます。このように、イベントの開催パターンに合わせて費用のバランスを検討しましょう。

イベント毎の個別設定が可能

優れたイベント管理システムは、イベントの種類や規模に合わせて柔軟な設定を可能にします。例えば以下のような個別設定ができるシステムがおすすめです。

• 申込フォーム項目のカスタマイズ
• 参加費の有無や金額設定
• 決済方式の選択（クレジットカード、銀行振込など）

このように一つひとつのイベントに合わせて設定を変更できれば、多様なイベントを効率的に管理できます。個別設定が可能なシステムを導入することで、業務の負担を大きく軽減できるでしょう。

決済方法の柔軟な選択肢

単発イベントでは、支払い方法が限られるケースも少なくありません。優れたイベント管理システムは決済オプションが豊富です。クレジットカード決済をはじめ、銀行振込やコンビニ決済、電子マネー決済（PayPay）、請求書払いなどの選択肢があります。参加者にとって支払いやすい方法を選べるので、キャンセル率の低減が期待できます。また、主催者側としても、手数料の低い決済方法を選べるメリットもあります。このように、柔軟な決済オプションを備えているかどうかは、単発イベントに適したシステムを判断する際のポイントです。

サポート体制の確認

システム導入後のサポートは非常に重要です。システム操作に関する質問やトラブル発生時の対応など、どのように受け付けてくれるのかを事前に確認する必要があります。理想的なサポート体制としては、次のような項目が望ましいでしょう。

• メール、チャット、電話などによる問い合わせ対応
• 対応時間（平日・休日問わず24時間対応）
• 初期対応時間

サポートの質を確認するため、事前にデモを受けたり、利用者の口コミを参考にしたりするなどの方法があります。

コストとリスクの検討

低価格のイベント管理システムを導入する場合、コスト面のメリットだけでなく潜在的なリスクにも注意が必要です。例えば、無料プランの魅力は大きいですが、参加者数が制限されるなど、機能制限があるかもしれません。また、セキュリティ対策が不十分なシステムは、個人情報漏洩のリスクが高まります。将来的な展望も踏まえて、適切なシステムを選びましょう。

他システムとの連携性

イベント管理システムを導入する際は、他システムとのデータ連携も注目したい要素です。例えば、以下のようなシステムとの連携が求められます。

• Web会員システム
• 決済システム
• グループウェアやスケジューラー
• SNSアカウントやホームページ

連携することで、申込時の会員情報の自動取得や決済の自動処理、イベントスケジュールの共有、イベント告知の自動投稿など、業務効率化が図れます。連携対応の有無や連携範囲を事前に確認し、導入後の運用を見据えたうえでシステムを選ぶことをおすすめします。