自社に必要な機能を見極める

まず確認しておきたいことは、自社に必要な機能です。提供されている予約システムの多くは、一つのイベントに特化しているわけではないため、必要な機能がすべて揃っているとは限りません。

そのため、自社で望んでいる機能が提供されていなければ、システムを導入しても効果的に活用することは難しいでしょう。

どのような機能が存在するのかを事前に確認し、必要な機能、望ましい機能、不要な機能について、導入前に担当者へ明示することが重要です。

対応デバイスの確認

予約システムはパソコンやスマホ、iOSやWindowsなど、多くのデバイスに対応しています。しかし、一部は限定的なデバイスにしか対応していない場合もあります。

特に近年はスマホを利用する方が増えており、スマホ対応は必須条件といっても過言ではありません。そのため、利用可能なデバイスやバージョンの範囲を確認しましょう。

予約システム＝集客手段ではない

注意したいことは、予約システムを導入しても必ず顧客が増えるわけではないことです。予約システムには、顧客情報の管理や分析、メール配信などの集客支援機能が備わっている場合もあります。

しかし、自社で効果的に活用しなければ集客効果を期待することはできません。マーケティング戦略の見直しや顧客エンゲージメントの向上なども併せて実施することがポイントです。

電話やメール予約は依然として残る

予約システムの機能によって、ある程度の予約はシステム上で管理できます。ただし、システムの使い方がわからない顧客は、電話やメール、フォームで予約することが多い傾向にあります。

つまり、システムだけで完結するわけではなく、電話やメールによる既存の対応も並行して行う必要があります。

顧客による予約ミスのおそれ

システムの導入により、主催側と顧客の手続きは容易になります。

しかし、顧客が予約時に日程や時間を間違える可能性は無視できません。人為的なミスを回避するためには、予約確定時のメールやリマインドメールの送信など、対策を講じることが重要です。

操作方法に慣れるまでに時間がかかる

予約システムは便利な機能が多い一方、操作方法がわかりにくい場合もあります。

また、使用しない機能まで搭載されていると画面が複雑になり、使いにくくなるでしょう。誰でも簡単に使えるよう、マニュアルなどを整備することをおすすめします。

利用料金の精査

予約システムの利用料金は製品によって異なります。無料で使えるものや初期費用が必要なもの、月額料金がかかるものなど様々です。

機能が増えると価格も高くなる傾向があるため、予算と必要な機能を事前に検討し、コストを抑えることが重要です。